Trello и его соперники: как понять, что пора менять инструмент

Спор «что лучше — Trello или что-то ещё» бесплоден: у инструмента нет качества «лучше» в отрыве от работы, которую им ведут. Полезнее другой вопрос — по каким признакам видно, что команда переросла доску. Признаки эти довольно однообразны, и заметить их можно задолго до того, как работа начнёт теряться.

За что Trello любят до сих пор

Ему не нужно учить: колонки и карточки понятны любому, кто хоть раз двигал стикеры по стене
Доска показывает состояние работы одним взглядом — без отчётов, фильтров и настроек
Начать можно в одиночку и сегодня, не согласовывая внедрение ни с кем

Четыре признака, что доски стало мало

Появилась вторая доска, потом пятая — и теперь никто не помнит, на какой лежит нужная карточка
Сроки записывают в название карточки, потому что иначе их не видно в общем списке
Руководителя спрашивают «что у нас просрочено» — и ответ приходится собирать вручную
Часы для счёта клиенту считают в отдельной таблице, а карточки живут сами по себе

На что делится рынок

Инструменты для работы с задачами удобно делить не по возможностям, а по цене владения. Первая группа — доски вроде Trello: их не нужно вести, но они не отвечают на вопросы про сроки и деньги. Вторая — тяжёлые системы уровня Jira: они отвечают на всё, но требуют человека, который будет их настраивать и поддерживать. Третья — портальные решения, где задачи, переписка и учёт времени собраны заранее: настройки меньше, чем во второй группе, а ответов больше, чем в первой. Выбор между группами — это выбор того, сколько работы вы готовы вкладывать в сам инструмент.

Как проверить решение до перехода

Возьмите один живой проект, а не тестовые задачи: только на настоящей работе видно, чего инструменту не хватает
Посмотрите, кто заполняет систему через две недели: если это по-прежнему один человек, инструмент не прижился
Проверьте самый частый вопрос руководителя — сроки, загрузка, часы — и посмотрите, сколько кликов нужно до ответа
Спросите тех, кто заходит редко: им должно быть понятно без объяснений, иначе они вернутся в переписку

Чего стоит ждать от замены

Одна и та же работа в нескольких видах: доска для хода дел, список для поиска, календарь для сроков
Ответ на вопрос «что просрочено» без ручной сборки
Часы и выставленное клиенту рядом с задачей, а не в отдельной таблице
Место для обсуждения внутри, чтобы решения не терялись в мессенджерах

Trello остаётся отличным началом, и уходить от него ради самого перехода незачем. Но если вы узнали в списке признаков свою команду, дело не в моде на новые инструменты: доска просто перестала отвечать на вопросы, которые вам теперь задают. Замену стоит выбирать по этим вопросам, а проверять — на одном настоящем проекте.

Посмотреть альтернативу Trello

NoventoX собирает доску, сроки и часы в одном портале — попробуйте на живом проекте.

Начать бесплатно