Нужна ли вам Asana: честный разбор перед внедрением

Инструменты управления задачами бросают не из-за нехватки возможностей. Их бросают, когда перестают заполнять. Asana — сильный продукт, и именно поэтому перед внедрением стоит задать неудобный вопрос: есть ли у команды такая работа, ради которой стоит содержать эту систему? Ответ куда меньше зависит от численности, чем принято думать.

Кому Asana окупается

Работа идёт через несколько отделов, и задача проходит три-четыре пары рук: передачи между ними и есть то, что нужно отслеживать
Сроки зависят друг от друга: пока не закончено обследование, не начинается проект, и сдвиг одной даты обязан двигать остальные
Есть человек, отвечающий за портфель проектов, а не только за задачи, — тот, чья работа и состоит в том, чтобы видеть загрузку, сроки и риски целиком
Процессы уже описаны и им следуют, а инструмент нужен, чтобы закрепить договорённости, а не заменить их

Обо что спотыкаются внедрения

Учиться приходится всем, а не только тому, кто выбирал инструмент. Руководитель проекта освоит его за неделю, а мастер на объекте, который заходит дважды в месяц, — никогда
У структуры должен быть хозяин. Свои поля, правила и шаблоны зарастают за пару месяцев, если их ведение не записано кому-то в обязанности
Поштучная оплата бьёт по тем, кто пользуется реже всех. Начинается экономия на лицензиях, и половина команды тихо возвращается в мессенджеры
Богатые возможности провоцируют описывать процессы подробнее, чем им следуют на деле. Потом расхождение с реальностью списывают на инструмент

Что на самом деле даёт простота

Её заполняют. Инструмент меряется не тем, что он умеет, а тем, какая доля настоящей работы в нём оказалась
Новичок входит в курс за минуты, а не за отдельное обучение, — это важно там, где люди меняются и приходят подрядчики
Обсуждение живёт рядом с задачей, а не в отдельном чате: решение и причина, по которой его приняли, остаются в одном месте

Признаки, что стоит начать с простого

Процессы держатся в головах, а не в документе: инструмент не закрепит договорённость, которой ещё нет
Большинство задач — в один-два шага: сделать, проверить, закрыть
Половина команды работает с телефона: между встречами, на объекте, у клиента
Результат нужен в этом месяце, а не после квартала настройки

На что смотреть вместо этого

Задачи, обсуждение и файлы в одном месте, чтобы важное не оставалось только в чьей-то почте
Экран для того, кто работает, а не только для того, кто отчитывается
Цена, при которой не приходится оставлять часть команды за пределами системы
Запас на вырост: проекты, учёт времени и отчёты, когда они понадобятся, и выключены, пока нет

Asana не сложна сама по себе — она сложна относительно той работы, которую в неё вкладывают. Команде с настоящей многосоставной работой она возвращает вложенное. Команде без такой работы достаётся структура, которую никто не ведёт, и через квартал переписка снова уезжает в мессенджеры. Начните с честной картины собственных процессов и выберите инструмент под то, что есть сегодня: перейти на более сложный потом куда легче, чем спасать брошенное внедрение.

Посмотреть альтернативу Asana

NoventoX держит задачи, переписку и файлы в одном месте — и остаётся достаточно простым, чтобы им пользовалась вся команда.

Начать бесплатно