Чи потрібна вам Asana: чесний розбір перед упровадженням

Інструменти для управління задачами кидають не через брак можливостей. Їх кидають, коли перестають заповнювати. Asana — сильний продукт, і саме тому перед упровадженням варто поставити незручне запитання: чи є в команди така робота, заради якої цю систему варто утримувати? Відповідь значно менше залежить від чисельності, ніж заведено думати.

Кому Asana окупається

Робота проходить через кілька відділів, і задача минає три-чотири пари рук: саме ці передачі й потрібно відстежувати
Терміни залежать один від одного: доки не завершено обстеження, не починається проєкт, і зсув однієї дати мусить зсувати решту
Є людина, відповідальна за портфель проєктів, а не лише за задачі, — та, чия робота й полягає в тому, щоб бачити навантаження, терміни та ризики цілком
Процеси вже описані, і їх дотримуються, а інструмент потрібен, щоб закріпити домовленості, а не замінити їх

Об що спотикаються впровадження

Вчитися доводиться всім, а не лише тому, хто обирав інструмент. Керівник проєкту опанує його за тиждень, а майстер на об’єкті, який заходить двічі на місяць, — ніколи
У структури має бути господар. Власні поля, правила та шаблони заростають за пару місяців, якщо їхнє ведення не записане комусь в обов’язки
Поштучна оплата б’є по тих, хто користується найрідше. Починається економія на ліцензіях, і половина команди тихо повертається в месенджери
Багаті можливості спокушають описувати процеси докладніше, ніж їх дотримуються насправді. Потім розбіжність із реальністю списують на інструмент

Що насправді дає простота

Її заповнюють. Інструмент міряється не тим, що він уміє, а тим, яка частка справжньої роботи в ньому опинилася
Новачок входить у курс справи за хвилини, а не за окреме навчання, — це важливо там, де люди змінюються і приходять підрядники
Обговорення живе поруч із задачею, а не в окремому чаті: рішення й причина, з якої його ухвалили, лишаються в одному місці

Ознаки, що варто почати з простого

Процеси тримаються в головах, а не в документі: інструмент не закріпить домовленості, якої ще немає
Більшість задач — на один-два кроки: зробити, перевірити, закрити
Половина команди працює з телефона: між зустрічами, на об’єкті, у клієнта
Результат потрібен цього місяця, а не після кварталу налаштувань

На що дивитися натомість

Задачі, обговорення та файли в одному місці, щоб важливе не лишалося тільки в чиїйсь пошті
Екран для того, хто працює, а не лише для того, хто звітує
Ціна, за якої не доводиться лишати частину команди поза системою
Запас на виріст: проєкти, облік часу та звіти, коли вони знадобляться, і вимкнені, доки ні

Asana не складна сама по собі — вона складна відносно тієї роботи, яку в неї вкладають. Команді зі справді багатоскладовою роботою вона повертає вкладене. Команді без такої роботи дістається структура, якої ніхто не веде, і за квартал листування знову їде в месенджери. Почніть із чесної картини власних процесів і оберіть інструмент під те, що є сьогодні: перейти на складніший потім значно легше, ніж рятувати покинуте впровадження.

Подивитися альтернативу Asana

NoventoX тримає задачі, листування та файли в одному місці — і лишається достатньо простим, щоб ним користувалася вся команда.

Почати безкоштовно